O Departamento de Produção e Sistemas (DPS) é um departamento bipolar com instalações no Campus de Azurém em Guimarães (com 1858 m2) e no Campus de Gualtar em Braga (com 773 m2). Estas instalações incluem 11 espaços pedagógicos, 14 espaços de investigação, 51 gabinetes de docentes e 22 espaços de serviços de gestão, administrativos, técnicos e informáticos.
O DPS é um departamento com 58 docentes efetivos e convidados, um especialista de informática e 6 técnicos administrativos que serve uma população estudantil de, aproximadamente, 600 alunos por ano e cerca de 30 investigadores. Estes alunos distribuem-se por um mestrado integrado, 6 mestrados de 2º ciclo, cursos de formação especializada e pós-graduação e dois programas doutorais. Os docentes do departamento ocupam cerca de 17 cargos de direção e gestão, sendo estes de caracter rotativo (departamento, cursos, ERASMUS, centro de investigação ALGORITMI, MIT, ESPI, GIT,...).
Cabe aos técnicos, administrativos e especialista de informática, a gestão destas instalações e procedimentos variados de acordo com o cliente com que lidam (alunos, docentes, investigadores, etc.). Atendendo a esta dimensão e complexidade, as funções que exercem implicam uma carga pesada diária de trabalho agravada pela necessidade de constante adaptação e aprendizagem aos diferentes modos de trabalho dos docentes que vão assumindo cargos de gestão. A não existência de procedimentos normalizados na gestão departamental e organizacional implica muito tempo para aprendizagem e, consequentemente, pouco tempo para análise de melhorias. Adicionalmente, as diferentes plataformas informáticas recém-introduzidas (gestão de verbas, distribuição de serviço docente, doc-UM, entre outras) ainda não conseguem trazer a simplificação e automatização ambicionada, antes, pelo contrário, sobrecarregam a agenda dos técnicos que além de as aprender de uma forma quase autónoma, ainda têm de prestar apoio aos docentes que também as utilizam.
A implementação de Lean Office no DPS foi uma oportunidade que os técnicos, administrativos e o especialista de informática quiseram “agarrar” dando início a esta jornada com o apoio de 3 docentes já envolvidos no ensino de Lean. Numa primeira análise, foram vários os problemas verificados na análise do funcionamento organizacional dos técnicos, dos administrativos e do especialista de informática:
Reduzida cultura de melhoria contínua
Dificuldade em definir objetivos de avaliação de desempenho individuais e coletivos
Reduzida partilha de conhecimentos
Dificuldade em identificar oportunidades de melhoria contínua
Dificuldade em planear
Centralização de determinadas tarefas e procedimentos numa só pessoa
Inexistência de tarefas e procedimentos documentados
Reduzida capacidade de polivalência
Complexidade de gerir os espaços devido à dimensão e ocupação rotativa por diferentes utilizadores em diferentes períodos
Ocupação do espaço com material obsoleto,...
Estes problemas traziam/trazem consequências que se traduzem em cansaço, desgaste, desmotivação no que toca a perspetivas de melhoria, tendências de acomodação, constante requisição para apoio em tarefas, perda de equipamento, constantes esclarecimentos e correções a ações relativamente simples. O horário de trabalho é totalmente absorvido por tarefas diárias, por conseguinte, não há lugar a períodos de reflexão e planeamento de estratégias de melhoria.