Sistema de Melhoria ContÃnua do DPS
Proposta inicial de José Dinis Carvalho
0 - Conceito
O sistema de melhoria contÃnua do DPS aqui apresentado assenta em duas equipas naturais, uma equipa de suporte e uma equipa de animadores Lean. A tabela abaixo resume o papel das diferentes equipas
Equipas
Naturais
Equipas de
Projecto
Equipa de
animadores Lean
Equipa de
Suporte
Frequência de reuniões
Diária
Semanal
Mensal
Quinzenal
Assegura o cumprimento de procedimentos e normas
Muito
Pouco
Pouco
Muito
Pequenas acções de melhoria nos processos
Muito
Pouco
Pouco
Pouco
Pequenas acções de melhoria nos processos
Pouco
Muito
Pouco
Pouco
Monitoriza e mantém motivação nas equipas
Pouco
Pouco
Muito
Muito
Define os objectivos gerais do DPS, aprova projectos e monitoriza todo o sistema
Nada
Nada
Nada
Muito
Tipo de existência
Permanente
Curto Prazo
Médio Prazo
Mensal
1 - Equipas Naturais
O DPS tem duas equipas naturais formadas. A equipa administrativa e a equipa técnica. As equipas naturais devem manter uma dinâmica de melhoria continua nos processos da sua responsabilidade. Cada uma destas equipas deve fazer reuniões frequentes, preferencialmente à mesma hora (diariamente o próximo disso), onde avaliam o que correu bem e mal no dia anterior, iniciam ações de melhoria e planeiam o dia seguinte.
Deve existir uma reunião semanal, promovida por um Coach, com o sentido verificar/melhorar as normas e a dinâmica da equipa.
1.1 - Equipa Administrativa
Esta equipa é composta pelos seguintes elementos:
​
Amélia Aguiar
Alexandra Fernandes
Rita Rodrigues
Conceição Marques
É responsável por secretariar a direção do DPS, as direções dos vários cursos de primeiro e segundo ciclo do DPS, a direção dos programas doutorais do mesmo departamento e a direção da linha de investigação IEM.
1.2 - Equipa Técnica
Esta equipa é composta pelos seguintes elementos:
Acácio Costa
Carla Rocha
Luis Coutinho
É responsável por fazer a gestão e manutenção dos sistemas informáticos do DPS e apoiar os docentes, colegas, alunos e visitantes nas questões informáticas.
Cada uma destas equipas naturais é responsável por:
Manter o quadro de equipa atualizado;
Manter os 5S ativos;
Fazer planeamento;
Manter os registos dos seus indicadores principais atualizados.
2 - Equipa de Suporte
A equipa de suporte é formada pelo Diretor do DPS, um representante de cada equipa natural e um dos animadores Lean do DPS. A equipa de suporte é responsável por:
Definir estratégicas e objetivos para a melhoria contÃnua do departamento;
Definir e acompanhar indicadores chave globais da operação do departamento;
Monitorizar e controlar a evolução das equipas naturais;
Definirem os projetos de melhoria disruptiva.
Esta equipa deve reunir no máximo de 15 em 15 dias em datas e horas pré-definidas (a definir pela equipa).
3 - Equipa de Projecto
As equipas de projeto são criadas e/ou aprovadas pela equipa de suporte para levarem a cabo um projeto de melhoria diruptiva. As equipas de projeto podem ser compostas por elementos de equipas naturais diferentes e até podem incluir pessoas que não fazem parte de nenhuma das equipas do DPS.
4 - Equipa de Animadores Lean
A equipa de animadores Lean é responsável por dar suporte técnico ao sistema de melhoria contÃnua do DPS de forma a ajudar a manter os projetos e ações de melhoria alinhados com os princÃpios e conceitos de melhoria continua. Estes animadores assumem o papel de assessores na equipa de suporte e nas equipas de projeto, e o papel de Coach nas equipas naturais.